このようにして、スマートフォンでスキャンできます

ますます多くのエージェンシーがペーパーレスでの生活を約束していますが、郵便で税務当局から手紙を受け取ったり、店で領収書を受け取ったりすることを完全に避けることはできません。このすべての書類を自分でデジタル化しますか?次に、次のことができます。カメラと適切なソフトウェアを備えたスマートフォンのみが必要です。スマートフォンでスキャンする方法を説明します。

ヒント01:モバイルで作業する

使用できるアプリに関する情報を提供する前に、まず作業方法に関するヒントを示します。モバイルスキャンは、古い信頼できるスキャナーでスキャンするよりもはるかに簡単ですが、すべてのレシートを保存しても、机の上にたくさんのレシートがあるので、それでもかなりの作業になります。それらのレシートはおそらくそれまでに半分くしゃくしゃになり、それはスキャンを容易にしません(ヒント6を参照)。アドバイスしたいのは、作業方法を変えることです。スマートフォンでスキャンする利点は、常にそのスマートフォンを持っていることです。それを利用すると便利です。言い換えれば、あなたはレシートを受け取り、静かな場所をすばやく見つけ、レシートをスキャンします(そしてそれをクラウドに直接アップロードします、スマートフォンを紛失した場合に領収書を紛失するリスクを冒さないようにするため)。慣れるまでには少し時間がかかりますが、これが日常業務の一部になると、生活がずっと楽になり、整理されたものになります。

ヒント02:クラウドを選択する

モバイルスキャンは物事をより明確にします…結局それを台無しにしない限り。結局のところ、ファイルを保存できる場所はたくさんあります。もちろん、スマートフォン自体についてですが、それを強くお勧めします。スマートフォンを紛失したり、盗まれたりすると、データが失われます。PCまたはMacとの同期も可能ですが、クラウドへのアップロードがはるかに高速であるため(場合によっては自動的に)、少し面倒です。クラウドを選択する場合は、実際にクラウドを選択してください。1つのレシートをDropboxにアップロードし、別のレシートをGoogleドライブにアップロードしないでください。選択して、自分に合ったアプリを使用してください。ほとんどのクラウドサービスには、スキャンオプション付きの独自のアプリがあります。これらのアプリについて説明し、クラウドサービスが所有していないアプリについて説明します。

スキャンに便利なオンラインフォトサービスはGoogleフォトです。これは無料で使用でき、タブレットとスマートフォン(AndroidとApple)の両方で機能します。さらに、Googleフォトのアルバムを便利に使用して、レシート(または他のスキャン)を分類したり、通常の写真からアルバムを分離したりできます。私たちのサイトでは、Googleフォトに関するすべてを読むことができます。

クラウドサービスにはさまざまな形とサイズがあり、Googleフォトよりも別のサービスをお勧めします。それぞれに独自の利点と特異性があります。たとえば、多くの競合他社とは異なり、Dropboxは特定のオペレーティングシステムに関連付けられていません。これは、たとえば、iCloud(Appleエコシステムに統合されている)、Googleドライブ、またはMicrosoftのOneDriveとは異なります。

そして、数え切れないほどの小さな、少しあまり知られていないサービスがあります。たとえば、企業に焦点を当てたボックス。または、最も重要な偉業としてプライバシーを持っているSpiderOak。Megaは、有名なインターネット起業家であるKimDotcomのサービスです。また、Stackは、1テラバイト以上の空きストレージスペースを提供するオランダのクラウドです。たくさんの選択肢があるので。

ほとんどすべてのクラウドアプリにはスキャンオプションもあります

ヒント03:Dropboxでスキャンする

昨年以来、DropboxにはAndroidとiOSの両方のDropboxアプリでドキュメントをスキャンする機能があります。もちろん、これの便利な点は、ドキュメントがスマートフォンに保存されないことですが、Dropboxに直接アップロードされ、場合によってはコンピューターのDropboxアプリとすぐに同期されます。ドキュメントをスキャンするには、Dropboxアプリを起動し、下部にあるプラス記号を押してから、[ドキュメントのスキャン]を選択します。これでカメラがすぐに起動し、スキャンするドキュメントにカメラを向けることができます。青いフレームは、スキャンされるサーフェスを示しています。すばらしいのは、カメラを真上に保持する必要がないことです。アプリは画像自体をまっすぐにします。左下のプラス記号を押すと、ページを追加できます。スライダーを押すと、色、白黒などを制御できます。右上のアイコンを使用して、画像を回転させます。満足?次にを押します次に、PDFファイルにするかPNGファイルにするかを決定し、Dropboxで保存場所を選択して、[保存]をクリックします

ヒント04:…Googleドライブを使用

GoogleのGoogleドライブアプリにもスキャン機能が組み込まれていますが、残念ながら、この機能は執筆時点ではAndroidにのみ存在します。Googleドライブのスキャン機能を使用するには、Androidスマートフォンでアプリを起動し、右下(青い円内)のプラス記号を押します。表示されるメニューで、[スキャン]を押します。Dropboxアプリと同様に、カメラはすぐに起動し、スキャンするドキュメントにカメラを向けることができます。Dropboxとは異なり、フレームは表示されませんが、考え方は同じで、ここでも歪んだ画像が修正されます。そのフレームが正しく設定されていない場合は、上部にある正方形のアイコンを押すことで修正できます。また、このアプリでは、左下のプラス記号を押してページを追加できます。上部のペイントパレットアイコンを使用して、カラーにするか白黒にするかを選択できます。右上の3つのドットを使用して、ページを回転、名前付け、または完全に削除できます。満足したら、右下のチェックマークを押すと、画像が自動的にGoogleドライブにアップロードされます。

ヒント05:…Turboscanを使用

TurboScan Proアプリの価格は5.49ユーロ(Androidの場合は3.50ユーロ)で、DropboxとGoogleDriveのアプリは無料です。しかし、このアプリはより柔軟性があり、そのために何かすることがあります。 TurboScan Pro(iOSまたはAndroidの場合)でスキャンするには、アプリを起動し、左下のカメラでアイコンを押します(右下のアイコンを使用して既存の写真を読み込むこともできます)。写真を撮影すると、TurboScanがフレームを配置し、その場で調整できます。フレームが正しい場合は、[完了]を押します(ほとんどの場合、これは自動的に正しいです)。右下では、レシートを白黒で保存するかカラーで保存するかを指定でき(白黒はスペースを取りません)、下部の四角で配色を調整できます。次に[次へ]を押します。右下のアイコン(プラス記号)を使用すると、スキャンにページを追加できます。ブラシのアイコンを使用すると、名前を変更したり、日付を自動的に追加したり、スキャンを保存する形式を指定したりできます。スキャンを保存するか、左下の[共有]ボタンを使用してクラウドにアップロードします。

レシートにしわが寄っていませんか?スキャン用のガラススライドの下に置きます

ヒント06:しわ

ヒント1で読むことができるように、レシートなどを受け取ったらすぐにスキャンすることをお勧めします。これが不可能な場合、または単に何もしたくない場合は、折り目が付いたレシートを処理する必要がある可能性があります。対処する。これにより、スキャンがかなり難しくなりますが、不可能ではありません。もちろん、レシート/ドキュメントを折りたたんでロールバックすることもできますが、それには時間がかかるため、モバイルスキャンの有用性を見つけるのはもちろん困難です。この問題は、実際には従来のスキャナーとそれほど変わらない方法であるガラススライドで非常に簡単に解決できます。フォトフレームからガラスまたはプラスチックのプレートを取り出し、スキャンするレシートの上に置きます。しわはすぐに問題ではなくなります。日中にすることランプの反射が作品にスパナーを投げることができるからです。

ヒント07:ocr?

上記のアプリはすべて非常に快適かつ効率的に動作しますが、共通の欠点が1つあります。スキャンしたテキストをデジタルテキスト(つまり、コピーして貼り付けることができるテキスト)に変換できないことです。幸い、このテクノロジー(ocr)を使用するアプリがあり、それらのアプリの1つは、有名なソフトウェアメーカーであるMicrosoftからのものです。Office Lensは無料で、AndroidとiOSの両方で利用できます。ドキュメントをスキャンするには、アプリを起動し、下部にドキュメントであることを示します。スキャンするドキュメント/レシートにカメラを向け、白いフレームがドキュメントを適切に囲んでいるときに赤いボタンを押します。次に、左下の+1を押してスキャンに別のドキュメントを追加するか、[完了]をクリックます結果に満足している場合は右上。下部にあるPDFを押すと、ドキュメントは編集可能なPDFとして保存されます。つまり、ドキュメント内のすべてのテキストを選択してコピーできます。

ヒント08:個別のファイル

場合によっては、これが高速であるという理由だけで、多くのドキュメントを1つのドキュメントとしてスキャンすると便利なことがあります。しかし、もちろん、実際には別々のドキュメントが必要なのに、1つの大きなPDFが残っています。ただし、ドキュメントは非常に簡単に分離できます。このための優れたプログラムはAdobeAcrobat DCですが、このプログラムは高価であり、すべての人にとってオプションではありません。幸いなことに、無料の代替手段もあり、それらのために何もインストールする必要はありません。 www.splitpdf.comにアクセスして、分割するファイルをアップロードします(DropboxまたはGoogleドライブから直接インポートすることもできます)。 [すべてのページを個別のファイル抽出]をクリックするか、分割するファイルを指定します。次に[分割]を押します実際にファイルを分割します。これで、メインドキュメントのすべてのページを個別のPDFファイルとして含むzipファイルが作成されます。

複数の個別のドキュメントを1つの全体にマージしますか?これは無料でオンラインで行うことができます

ヒント09:…そして組み合わせる

もちろん、逆の状況も考えられます。すべての種類の個別のファイルをスキャンし、それらを1つのPDFに結合したい場合です。Adobe Acrobat DCでもそれを行うことができますが、この場合も、それを行うことができる無料のオンラインツールがあります(ちなみに、同じメーカーから)。www.pdfmerge.comにアクセスして、結合するファイルを1つのPDFにアップロードします。デフォルトでは4つのフィールドがありますが、[その他のファイル]をクリックすると、さらにフィールドを追加できます。次に、[マージ]をクリックします。サイトが機能し始め、ほぼ直後に、結合されたPDFファイルが自動的にダウンロードされます。オンラインであなたのために仕事をすることができる両方のサイトから利用可能なソフトウェアもありますが、そのソフトウェアは無料ではありません。

ヒント10:整理する

この記事の冒頭で、1つのクラウドサービスを選択することをお勧めしました。場合によっては、それが不可能なこともあります(たとえば、管理を一緒に管理し、一方がAndroid電話を持ち、もう一方がスキャンをサポートしないGoogleドライブアプリを備えたiPhoneを持っているため)。このような状況は最適ではありませんが、IFTTTを使用して解決するのは非常に簡単です。 IFTTTは、サービスをリンクできるWebサイトです。 www.ifttt.comにアクセスして、アカウントを作成します。あなたは車輪を再発明する必要はありません、あなたが探している行動はすでに他の人によってなされています。拡大鏡をクリックして、sync dropbox googleドライブを検索します(もちろん、ここに任意のクラウドサービスを入力できます。これら2つを例として取り上げます)。目的の説明(この場合は)のアプリを選択しますDropboxに追加された新しいファイルをGoogleドライブに自動的に同期します)。領収書をアップロードするDropboxのフォルダーを選択し、[オンにする]をクリックします。このフォルダに配置された領収書は、Googleドライブに自動的に同期されます。このようにして、すべてをきちんとまとめます。